師走を迎え、何かと気ぜわしい毎日ですが、皆様お変わりなくお過ごしでしょうか。

     

    私の周りでも、色々な行事が入りにわか慌ただしくなってまいりました。

     

    送別会シーズンで幹事を任されたと言う方がお客様の中にもちらほら。

     

    私もその一人です。

     

    今日はそんな幹事のアレコレを記事にしてみました。

     

    よろしければお付き合いください。

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    送別会の幹事就任?段取りに役立つエトセトラ

    幹事になったら最初に決めなきゃいけないのが、「人数・日時・予算」の3つ。まずはココを乗り切ろう。

     

    普通の飲み会とはちょっと違う、送別会ならではのポイント

     

    日程の決め方

    「主役」の都合を最優先!

    送別会の「主役」は送られる人。

    まずは、主役の都合の良い日程をヒアリングしよう。

    候補日を3日くらい確保して、一番偉い人や必ず参加して欲しい人の日程とマッチングして調整すればスムーズ。

    その次に、候補日を参加予定者にお知らせしてOKの人が一番多い日で決定! 参加人数もこれで確定できるはず。

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    予算の決め方

    プレゼント代などの経費を忘れずに!

    会社や上司からのカンパがあるかチェック。

    会費の集め方は今までの慣習を確認してみよう。

    たとえば役職者は多め、送別される人からは会費はもらわない、など。

    普通の飲み会との違いは、送別される人への花束・プレゼント代などの経費があること。

    追加徴収のないように、しっかり予算組みしよう!
    飲食代の合計)(花束・プレゼントなど必要経費の合計)(会費総計)

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    送別会の幹事就任?段取りに役立つエトセトラ

    送別会は普段の飲み会に比べると規模が大きくなりがちだから、お店を選ぶのもけっこう大変。

     

    立地や料理のチョイスにも気を配って、粋なお店選びでカブをあげちゃおう!

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    会場の決め方

    主役の好み&目的に合ったお店選びを

    大事なのは、主役が喜んでくれそうなお店を選ぶこと。

     

    行きつけのお店や思い出のお店をリサーチしておけば、お店選び自体がプレゼントに!

     

    さらに、送別会には主役のあいさつやスピーチがつきもの。お隣のテーブルを邪魔しない&されない個室がオススメ!

     

    大人数になる場合は、途中参加や現地集合の人が増えそう。

     

    会社の近くや駅の近そばなど、集まりやすい場所で探すとスムーズだよ。

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    料理の選び方

    ちょっとした工夫でみんなハッピー!

     

    幅広い年齢層の参加者が予想される場合は、飲み会の定番メニューがあるお店がベター。

     

    最初に選んだらあとはお任せのコース料理は、大人数の時にはラク。

     

     

    飲み放題も付けると予算オーバーの心配も激減するから、幹事さんもハッピー!

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    送別会の幹事就任?段取りに役立つエトセトラ

    お店選びが終わっても幹事さんの仕事はまだまだいっぱい! むしろこれからが肝心。

    直前にすべきことをこなしたら、いよいよ当日のプログラムで考えよう!

     

    直前にしておくこと

    人数の最終確認から二次会の会場リストアップまで

    参加人数の最終確認は必須。人数に変更がある場合は、きちんとお店に連絡しよう。

    会費の徴収も事前にできるとベター。

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    出席者リストに集金チェック欄をつくって、回収した人にチェックするとモレがなくて便利

    当日は「名残を惜しんでもう一軒」ってことになるも多いから、
    二次会の会場候補もリストアップして(可能なら事前予約!)当日に臨もう!

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